Politique de confidentialité

Deux traitements, deux rôles

Les données des occupants, comme celles des acquéreurs à qui un carnet d'information du logement est remis, relèvent du bailleur : c'est lui qui décide de la finalité du suivi et qui répond de l'obligation réglementaire, il en est donc le responsable de traitement. ARDWAZ, éditeur de ConsoHabitat, intervient en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : elle traite ces données pour le compte du bailleur et selon ses instructions, dans les conditions de l'annexe 1 des conditions générales.

Les données du compte professionnel (identité de la société, coordonnées de ses utilisateurs, facturation) relèvent en revanche d'ARDWAZ, qui en est le responsable de traitement. Les droits décrits plus bas s'exercent alors directement auprès d'elle.

ARDWAZ est aussi responsable de traitement pour la liaison d'un compteur Linky ou Gazpar, que l'occupant autorise à son profit, et pour la tenue du compte de l'occupant au titre des conditions de l'espace occupant ; les droits s'exercent alors auprès d'elle à [email protected].

Quand un logement est transféré par le service à son nouveau propriétaire, celui-ci devient, dès qu'il accepte le transfert, responsable du traitement des données des occupants de ce logement ; l'ancien professionnel n'y a plus accès par le service.

Données traitées

• Compte professionnel : identité de la société, identifiant et mot de passe de l'utilisateur, marque et logo éventuellement déposés ; pour un collègue invité, son adresse électronique et l'invitation.
• Facturation : identité de facturation, historique des commandes et des factures.
• Transfert de logements : adresse électronique du destinataire de l'invitation.
• Compte occupant : nom déclaré par le bailleur, email, mot de passe, date de dernière connexion. Le nom saisi par l'occupant à l'activation sert à la vérifier et n'est pas conservé.
• Relevés de consommation mensuels saisis par l'occupant, en kWh, par énergie.
• Compteur relié, si l'occupant le choisit : numéro du compteur (PRM pour Linky, PCE pour Gazpar), date et version de son accord. La consommation quotidienne lue sur le compteur sert seulement à calculer les totaux mensuels enregistrés comme relevés ; elle n'est pas conservée jour par jour.
• Pour un compteur Gazpar : le nom du titulaire du contrat de gaz et le code postal, que GRDF rapproche de son contrat, et la preuve de l'accord donné (texte accepté, rempli de ces informations et de l'adresse électronique de l'occupant, avec sa date).
• Carnet d'information du logement : nom et adresse électronique de la personne à qui il est remis (occupant dans son espace, ou acquéreur par email), dates de mise à disposition, d'envoi et de premier téléchargement, et les pièces déposées par le professionnel (plans, notices, attestations, fiche des matériaux et équipements).
• Journaux techniques : tentatives de connexion, journal d'audit des actions sensibles, et journal du serveur web (adresse IP tronquée, date, page demandée, navigateur) tenu pour chaque visite du site, connecté ou non.

Pour préremplir une adresse ou une identité d'entreprise, le serveur interroge deux services publics de l'État, la Base Adresse Nationale et l'Annuaire des entreprises : seuls le texte recherché ou le numéro SIRET leur sont transmis, jamais l'identité de l'utilisateur.

Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est collectée, et aucun profilage n'est réalisé.

Sur quel fondement

• Compte professionnel et facturation : l'exécution du contrat, et l'obligation légale de conservation des pièces comptables.
• Compte de l'occupant : l'exécution des conditions de l'espace occupant.
• Liaison d'un compteur Linky ou Gazpar : le consentement de l'occupant, qu'il peut retirer à tout moment depuis son espace en déliant son compteur.
• Journaux du serveur web, journaux de connexion, verrous anti-force brute et journal d'audit : l'intérêt légitime de l'éditeur à protéger les comptes et à pouvoir établir ce qui s'est passé.
• Données des occupants : le fondement est déterminé par le bailleur, responsable du traitement. Il tient à l'obligation légale de suivi qui pèse sur le maître d'ouvrage, le dispositif devant être mis à la disposition de l'occupant du logement.
• Données des acquéreurs du carnet : le fondement est déterminé par le professionnel, responsable du traitement. Il tient à l'obligation de remettre le carnet d'information du logement à l'acquéreur, prévue par le code de la construction et de l'habitation.

D'où viennent les données d'un occupant

Un occupant ne s'inscrit pas de lui-même : son nom est déclaré par le bailleur au moment où le logement lui est attribué, et c'est ce nom qui est vérifié à l'activation. Son adresse électronique est soit fournie par le bailleur pour lui remettre la référence d'accès, soit saisie par lui-même.

Cette information lui est donnée dans le premier message qu'il reçoit, conformément à l'article 14 du RGPD, qui vise les données non collectées auprès de la personne concernée.

Le nom et l'adresse électronique d'un acquéreur sont saisis par le professionnel au moment de lui remettre le carnet d'information du logement. Le message qui le lui transmet donne la même information.

Qui d'autre y a accès

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins commerciales. Seuls interviennent les prestataires techniques ci-dessous, tous liés par contrat :

• OVHcloud (OVH SAS) : Hébergement de l'application, de la base de données, des pièces du carnet d'information du logement et des sauvegardes. Établissement : France. Garantie : aucun transfert hors de l'Union.
• Cloudflare, Inc. : Protection contre les attaques et distribution du site : toute requête la traverse, avec l'adresse IP du visiteur, qu'elle journalise selon sa propre politique. Établissement : États-Unis, avec points de présence en Europe. Garantie : clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• Resend, Inc. : Envoi de tous les emails du service (accès, carnet, rappels, factures, invitations, transferts) : il reçoit l'adresse du destinataire et le contenu du message. Établissement : États-Unis. Garantie : cadre de protection des données UE-États-Unis et clauses contractuelles types.
• Stripe Payments Europe, Ltd. : Encaissement des paiements par carte ; il agit aussi comme responsable distinct pour la lutte contre la fraude ; aucune donnée d'occupant ne lui est transmise. Établissement : Irlande. Garantie : établi dans l'Union européenne.

Un occupant qui relie son Gazpar autorise GRDF, responsable de ce transfert, à transmettre sa consommation de gaz à l'éditeur. L'éditeur transmet à GRDF le numéro du compteur, le nom du titulaire, le code postal et l'adresse électronique de l'occupant, pour que GRDF vérifie la demande et la fasse confirmer par l'occupant ; et, si GRDF le demande lors d'un contrôle, la preuve de cet accord.

Les relevés de consommation nominatifs ne sont jamais montrés au bailleur : il voit l'activation d'un logement, jamais les valeurs consommées par une personne identifiée.

Transferts hors de l'Union européenne

La base de données et ses sauvegardes sont stockées en France (OVHcloud). Deux prestataires établis aux États-Unis en traitent une partie : Cloudflare voit passer chaque requête pour protéger le site, et Resend reçoit l'adresse e-mail et le contenu des messages qu'il envoie.

Pour Cloudflare, les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ; pour Resend, par le cadre de protection des données UE-États-Unis et ces mêmes clauses. Stripe, qui encaisse les paiements, est établi en Irlande. Une copie des clauses est remise sur demande.

Durées de conservation

Les durées ci-dessous sont celles appliquées par le service :

• Tentatives de connexion échouées : 1 jour.
• Journal d'audit des actions sensibles (création et suppression de logement, débit et restitution de crédit, création et clôture d'occupation…) : 180 jours.
• Journal du serveur web : l'adresse IP y est tronquée avant d'être écrite, et le journal est limité à 30 Mo renouvelés en continu, soit quelques jours à quelques semaines selon la fréquentation.
• Sauvegardes de la base de données : 14 jours sur le serveur, et une copie chiffrée conservée 30 jours chez l'hébergeur, en France.
• Compte professionnel et ses utilisateurs : pour la durée de la relation, puis supprimés dans le mois qui suit la demande de clôture, à l'exception des pièces comptables.
• Occupant déclaré qui n'a jamais activé son accès : nom et email effacés 12 mois après la déclaration.
• Invitation de transfert de logements non acceptée : email du destinataire effacé 30 jours après.
• Relevés de consommation d'une occupation terminée : conservés 3 ans après la fin de l'occupation, puis l'occupation est pseudonymisée : nom et email effacés, relevés rattachés au logement.
• Preuve de l'accord donné pour relier un compteur Gazpar : conservée 5 ans après la fin de cet accord, y compris après la pseudonymisation de l'occupation, parce que GRDF peut la réclamer jusque-là pour contrôler que l'accès aux données a bien été autorisé.
• Compte et relevés d'une occupation en cours : conservés pour la durée de l'occupation, nécessaires au suivi mensuel imposé par la réglementation.
• Pièces du carnet d'information du logement : 15 ans à compter de l'activation du carnet, puis effacées.
• Preuve de chaque remise du carnet (date, liste et empreinte des pièces) : conservée pour que le professionnel puisse établir qu'il a rempli son obligation de remise. Le nom et l'adresse électronique du destinataire en sont effacés 10 ans après la remise à un acquéreur ; pour un occupant, avec ses autres données, 3 ans après la fin de son occupation.
• Factures et pièces comptables : 10 ans, durée imposée par le code de commerce.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés, les mots de passe ne sont conservés que sous forme de condensats, et les données de chaque société sont cloisonnées à la racine de toute lecture. Les actions sensibles sont journalisées, les tentatives de connexion sont limitées, et la base fait l'objet de sauvegardes quotidiennes.

Vos droits

Le RGPD ouvre un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité.

Pour les données d'un occupant, le responsable de traitement est le bailleur : la demande s'exerce auprès de lui. Une demande adressée à l'éditeur lui est transmise sans délai ; l'éditeur, sous-traitant, ne décide pas de sa suite.

Pour les données d'un compte professionnel, du compte de l'occupant ou de la liaison d'un compteur, la demande s'exerce directement auprès d'ARDWAZ, à [email protected].

Toute personne qui estime, après avoir contacté le responsable de traitement, que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr.

Contact

Toute question relative aux données personnelles peut être adressée à [email protected], ou par courrier à ARDWAZ, Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France.

Au regard de la nature et du volume de ses traitements, l'éditeur n'est pas tenu de désigner un délégué à la protection des données et n'en a pas désigné.